Visa Nhật Bản Tự Túc Từ TP.HCM: Kinh Nghiệm "Pass" Dễ Dàng Nhờ Hồ Sơ Chuẩn Và Công Nghệ Hỗ Trợ
Hành Trình Visa Nhật Tự Túc: Thành Công Bất Ngờ Từ TP.HCM
Vợ chồng mình vừa có một trải nghiệm "pass" visa Nhật Bản tự túc đầy thú vị, bắt đầu từ TP.HCM. Toàn bộ hồ sơ đều do hai đứa tự chuẩn bị, sau đó gửi qua công ty ủy thác Transviet với chi phí chỉ 1.4 triệu đồng cho cả hai. Hồ sơ được nộp ủy thác vào ngày 19/8, phía ủy thác nộp lãnh sự vào ngày 20/8 và kết quả "pass" đã có vào ngày 27/8. Mình xin chia sẻ trường hợp cụ thể của vợ chồng mình để đóng góp thêm kinh nghiệm cho mọi người nhé.
Cơ Cấu Hồ Sơ Tài Chính Mạnh Mẽ
Cả hai vợ chồng đều đứng tên pháp nhân công ty. Tuy nhiên, công ty của mình báo cáo thuế lỗ nên không đóng thuế. Song song đó, chồng mình có pháp nhân Hộ Kinh Doanh (HKD) hoạt động kinh doanh bán hàng trên các sàn thương mại điện tử như Tiktok shop, Shopee, Lazada. Phần thuế của HKD thì được đóng đầy đủ. Về kinh nghiệm du lịch quốc tế, vợ chồng mình đã cùng nhau đi Thái Lan, Đài Loan (theo tour) và Trung Quốc (visa dán). Lần này, chồng mình sẽ là người đứng chính bảo lãnh cho chuyến đi vì hồ sơ của anh ấy được đánh giá là mạnh hơn.
Hồ Sơ Cần Thiết Theo Yêu Cầu Lãnh Sự
Dưới đây là danh sách các giấy tờ mà vợ chồng mình đã chuẩn bị theo yêu cầu của Lãnh sự quán:
- Hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng. Hộ chiếu của mình mới được cấp vào tháng 7, nên mình đã nộp cả hộ chiếu cũ và mới.
- Bản sao công chứng hộ chiếu cũ và mới.
- Ảnh thẻ kích thước 3.5 x 4.5 cm theo quy định, đảm bảo không trùng với ảnh cũ.
- Tờ khai xin visa.
- Booking khách sạn: Mình đặt phòng trên Agoda, chọn hình thức thanh toán sau và được hủy miễn phí. Lưu ý quan trọng là ngày đặt phòng phải khớp hoàn toàn với lịch trình chuyến đi. Chồng mình là người đứng tên đặt phòng.
- Lịch trình chi tiết theo form mẫu của Lãnh sự quán: Đây là phần bạn cần đầu tư nhiều thời gian và tâm huyết. Lịch trình phải thể hiện rõ mục đích du lịch Nhật Bản của bạn. Không cần quá chi tiết nhưng cũng không được sơ sài hay vô lý. Trong lịch trình, bạn cần ghi rõ mã số chuyến bay, giờ bay, giờ đáp, sân bay nhập – xuất cảnh, phương tiện di chuyển giữa các thành phố và thông tin khách sạn phải khớp với booking. Khuyến khích sử dụng Google Maps để hỗ trợ lập lịch trình hợp lý về hướng đi. Ví dụ, trong một ngày ở Tokyo, nên tập trung các điểm tham quan ở cùng một khu vực địa lý để tiết kiệm thời gian di chuyển, tránh việc di chuyển quá xa giữa các điểm.
- Giấy Đăng ký Kết hôn (ĐKKH) photo công chứng.
- Giấy Đăng ký Kinh doanh của công ty dịch thuật công chứng.
- Giấy Đăng ký Hộ Kinh Doanh (HKD) dịch thuật công chứng.
- Biên nhận nộp tiền thuế có mộc đỏ của ngân hàng.
- Chứng minh tài chính: Cả hai vợ chồng đều gửi tiết kiệm online nên đã ra ngân hàng xin giấy xác nhận. Chồng mình nộp giấy xác nhận số dư tiền gửi có kỳ hạn từ 6 tháng – 1 năm, tổng cộng khoảng 560 triệu đồng từ hai ngân hàng BIDV và Tech. Ngoài ra còn có xác nhận số dư tài khoản thanh toán hơn 200 triệu đồng ở Tech và hơn 100 triệu đồng ở BIDV. Anh ấy cũng nộp một xác nhận tiền gửi có kỳ hạn tại VIB hơn 100 triệu đồng, mở tháng 3/2025 với kỳ hạn 6 tháng, dù sắp đến hạn nhưng vẫn nộp. Mình thì chỉ nộp xác nhận số dư tiền gửi có kỳ hạn tại VIB đúng 100 triệu đồng, mới mở vào ngày 3/8 với kỳ hạn 6 tháng. Tất cả các giấy tờ này đều phải có mộc đỏ của ngân hàng và thể hiện rõ ngày gửi, kỳ hạn.
- Sao kê tài khoản của cả hai vợ chồng trong 6 tháng gần nhất. Chồng mình nộp sao kê từ BIDV và Tech, đặc biệt nhấn mạnh phần tiền được chuyển về từ các sàn thương mại điện tử trong 6 tháng. Mình thì chỉ sử dụng tài khoản Sacom nên chỉ nộp sao kê từ Sacom, không sao kê tài khoản VIB.
- Chồng mình bổ sung thêm xác nhận chứng khoán có mộc đỏ, bản photo cà vẹt xe, và bản photo hợp đồng góp vốn xây nhà, tất cả đều được công chứng.
- Cover Letter bằng tiếng Anh: Đây là điểm cộng lớn cho hồ sơ của vợ chồng mình. Trong thư, chồng mình đã giải trình về việc công ty đang báo cáo thuế lỗ nên không có biên lai thuế, nhưng công ty vẫn hoạt động bình thường và đảm bảo phúc lợi cho nhân viên. HKD là nguồn thu nhập chính hiện tại, có đầy đủ biên lai đóng thuế. Tuy nhiên, do quy định mới từ 1/7/2025, các sàn thương mại điện tử sẽ đóng thuế thay cho người bán nên sẽ không có biên lai đóng thuế của tháng 7. Anh ấy cũng giải thích rõ công việc của mình là hỗ trợ chồng trong kinh doanh. Cuối thư, vợ chồng mình bày tỏ niềm yêu thích du lịch và dự định đi Nhật Bản trước khi lên kế hoạch có em bé vào năm sau. Cuối cùng là cam kết tất cả thông tin cung cấp là sự thật và sẽ trở về nước trước khi hết hạn visa. Nhớ ký tên vào thư nhé mọi người.
- Ảnh chụp màn hình các gian hàng trên Shopee, kênh Tiktok có hình ảnh của chồng mình xuất hiện.
- Do chồng mình có nơi sinh là Nam Định, nên bổ sung hình ảnh chụp nơi cư trú trên ứng dụng VNeID.
Vai Trò Của ChatGPT Trong Quá Trình Xin Visa
Nói thật, ChatGPT đã hỗ trợ mình khoảng 20% trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, còn lại là nhờ vào sự TRUNG THỰC của hồ sơ và một chút MAY MẮN. Ban đầu, ngoài việc tìm hiểu thông tin trên các group, mọi thắc mắc của mình đều hỏi ChatGPT. Mình trình bày rõ trường hợp của vợ chồng mình, và nó đã phân tích, đưa ra lời khuyên về những giấy tờ cần nộp, kiểm tra lại danh sách hồ sơ, dịch Cover Letter sang tiếng Anh, và gợi ý những ý quan trọng cần nhấn mạnh. Ví dụ, ChatGPT đã chỉ mình nên ghi rõ vai trò của vợ trong việc hỗ trợ kinh doanh, như các công việc hành chính, quản lý nhân sự, chăm sóc khách hàng. Đồng thời, nhấn mạnh cam kết phát triển công ty tại Việt Nam và mục đích du lịch, sẽ quay về nước. Ngoài ra, khi làm lịch trình, mình đã hỏi ChatGPT về thông tin các địa điểm, phương tiện di chuyển tại Nhật Bản để nó phân tích, so sánh và tổng hợp. Sau khi hoàn thành lịch trình, mình còn tải file lên và nhờ nó đóng vai người xét duyệt hồ sơ để đánh giá xem lịch trình có hợp lý không. Nói chung, ChatGPT đã đóng góp rất nhiều, không phí chút nào 500k/tháng cho nó.
Lưu Ý Quan Trọng Khác
Về các giấy tờ photo, mình đều in một mặt trên khổ giấy A4, không bấm ghim, chỉ sử dụng kẹp bướm hoặc kẹp chữ V. Mình thì không bị gọi phỏng vấn, nhưng mọi người nên chuẩn bị tâm lý sẵn sàng cho việc này. Nếu được gọi, hãy trả lời tự tin và đúng với thông tin đã cung cấp. Cuối cùng, mình xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả những anh chị bạn bè đã chia sẻ kinh nghiệm trong các group trước đây. Nhờ có những thông tin đó mà vợ chồng mình đã tự chuẩn bị được bộ hồ sơ hoàn chỉnh. Chúc cho tất cả mọi người sắp tới xin visa sẽ gặp nhiều may mắn nhé!
